Dyrektywa o sygnalistach nie tylko zobowiązuje podmioty prywatne i publiczne do przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa, ale również do obsługi tych zgłoszeń, w tym wykonywania działań następczych.
Co to są działania następcze?
Działaniami następczymi są wszelkie działania, które wykonuje się w związku z otrzymaniem zgłoszenia o naruszeniu. W treści dyrektywy nie znajdziemy gotowych podpowiedzi jakie konkretne działania następcze należy wykonać. Będzie to zależało od rodzaju naruszenia, ale również od wdrożonych procedur.
Działania następczy wykonują wyznaczone osoby, które działają na podstawie pisemnego upoważnienia. Są one zobowiązane do dołożenia należytej staranności podczas rozpatrywania zgłoszeń, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach. Powinny również działać z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia sygnalisty i osób, których dotyczy zgłoszenie.
Przykłady działań następczych
Najważniejszym działaniem, który należy wykonać po otrzymaniu zgłoszenia jest ocena prawdziwości zarzutów w nim zawartych. Zatem osoby wyznaczone do wykonywania działań następczych prowadzą w tym celu dochodzenie wewnętrzne lub postępowanie wyjaśniające. Jeżeli zarzuty zawarte w zgłoszeniu zostaną potwierdzone wykonuje się kolejne działania, w tym wniesienie oskarżenia, działania zmierzające do odzyskania środków finansowych. Można również wystąpić np. o zmianę procedury, która dopuszcza patologiczne działania. W sytuacji, kiedy organizacja nie jest sama w stanie podołać wyjaśnieniu oskarżeń zawartych w naruszeniu, może przekazać te informacje do organów właściwych. Ostatecznym działaniem następczym jest zamknięcie procedury.
Przekazywanie informacji zwrotnej
Osoby wyznaczone do obsługi zgłoszenia zobowiązane są również do przekazania informacji zwrotnych sygnaliście. Kontaktujemy się z sygnalistą na podany przez niego adres, a w sytuacji kiedy zgłoszenie wpłynęło do nas poprzez aplikację np. https://sygnalista24.info/ – wtedy wybieramy tą formę kontaktu. Termin na przekazanie informacji zwrotnych to maksymalnie 3 miesiące od momentu potwierdzenia zgłoszenia.
W informacji zwrotnej powinna znaleźć się informację o stwierdzeniu, bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie.
